Kepala Surat (Kop Surat)
Untuk mempermudah mengetahui nama
dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan, organisasi
atau instansi yang mengirim surat tersebut. Biasanya kepala surat disusun dan
dicetak dalam bentuk yang menarik, dan terdiri atas:
a. Nama kantor badan, organisasi
atau instansi;
b. Alamat lengkap;
c. Nomor telepon (bila ada),
faksimili (bila ada)
d. Nomor kotak pos atau tromol pos
(bila ada)
e. Nama alamat kawat dan nomor telex
(bila ada)
f. Moto (bila ada)
g. E-mail, situs (bila ada)
h. Macam usaha
i. Nama dan alamat kantor cabang
(bila ada)
j. Nama bankir (untuk referensi)
k. Lambang atau simbol (logo) dari
organisasi atau instansi yang bersangkutan.
l. Kepala surat untuk swasta dibuat
bebas sesuai dengan citra pemilik perusahaan, tetapi untuk dinas pemerintah ada
ketentuan tersendiri.
Untuk organisasi Gerakan Pramuka
menggunakan bentuk baku dengan logo silhouete tunas kelapa di sisi kiri.
ditambahi logo feur-de-lis atau pandu dunia, logo satuan karya, atau logo
kegiatan di sisi kanan kepala surat. Di jajaran kwartir, kepala surat terdiri
dari 3 baris, baris pertama, “GERAKAN PRAMUKA”. Baris kedua berisi nama
kwartir, misalnya “KWARTIR CABANG KOTA PEKALONGAN” dan baris ketiga berisi
alamat, kodepos, nomor telepon/ fax, email, dan sebagainya.
Dewan ambalan dan dewan racana jika
mengeluarkan surat resmi untuk pihak di luar gugus depan menggunakan kop surat
gugus depannya. Karena pada dasarnya instansi resmi yang ada di Gerakan Pramuka
adalah gugus depan. Hal ini berhubungan juga dengan cap/ stempel dan tanda
tangan penanggung jawab surat bukanlah ketua dewan ambalan/ racana, tetapi
ketua gugus depan. Seperti di dewan kerja, meskipun surat dikeluarkan oleh
dewan kerja, tetap menguunakan kop dan stempel kwartir.
Tanggal Surat
Gunanya untuk menunjukkan kapan
surat itu dibuat. Tanggal surat seharusnya sesuai dengan nomor pada agenda
surat keluar. Penulisan tanggal surat sesuai dengan EYD, didahului nama kota
atau tempat. Tetapi ada juga yang berpendapat bahwa jika sudah ada kepala
surat, tanggal surat tidak perlu didahului dengan nama kota/ tempat.
Nomor Surat
Setiap surat resmi yang keluar
hendaknya diberi nomor, yang biasanya dinamakan nomor verbal (urut). Nomor
surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk:
a. Memudahkan pengaturan dan
penyimpanan sebagai arsip
b. Memudahkan penunjukan pada waktu
mengadakan hubungan surat menyurat
c. Memudahkan mencari surat itu
kembali bilamana surat diperlukan
d. Memudahkan petugas kearsipan
dalam menggolongkan (mengklasifikasikan) penyimpanan surat
e. Mengetahui jumlah surat keluar
pada suatu periode tertentu
Misalnya Kwarcab Kota Pekalongan
menggunakan sistem penomoran:
001/11.34-C
001 adalah nomor urut di agenda
surat keluar.
11.34 adalah kode untuk Kwarcab Kota
Pekalongan yaitu 11 (Kwarda Jawa Tengah) dan 34 (Kwarcab Kota Pekalongan)
C adalah kode untuk bagian dari
kwartir yang mengeluarkan surat. Di Kwarcab Klaten, C adalah kode untuk Dewan
Kerja Cabang, C adalah kode untuk bidang kegiatan, dan kode-kode lainnya.
Aturan administrasi di Gerakan
Pramuka, baik di tingkat kwartir, satuan karya maupun gugus depan sudah diatur
dengan keputusan kwarnas tersendiri.
Surat yang melampirkan sesuatu
misalnya kuitansi atau fotokopi, dalam bagian surat perlu dituliskan kata
“lampiran”, yang diikuti jumlah yang dilampirkan. Misalnya, lampiran : 2 (dua)
eksemplar atau 1 (satu) berkas. Untuk surat bisnis ada 2 cara: a. di bawah
nomor b. atau di kiri bawah
Hal atau perihal
Sebaiknya pada setiap surat resmi,
baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis), selalu dicantumkan pokok
atau inti dari surat tersebut. Pada surat dinas pemerintah, penulisan kata
“Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara vertikal,
dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat. Penulisan perihal ada 3 cara
yaitu:
a. Sebelum penulisan alamat dalam
b. Setelah penulisan selesai alamat
dalam
c. Setelah salam pembuka
Alamat yang dituju
Dalam menulis alamat surat, alamat
luar (di amplop surat) harus sama dengan alamat dalam (alamat yang dituju) Ada
dua cara penulisan nama orang yang dituju;
a. Dengan mencantumkan kata
“Saudara, Bapak, Ibu”
b. Namun apabila pengirim surat mau
menyebut secara resmi dengan jabatan, pangkat, atau gelar akademis yang ada
pada penerima surat, di depan nama si tertuju tidak perlu didahului sebutan
Bapak, Ibu, Saudara.
Dinas pos menyarankan agar dalam
menuliskan alamat pada sampul surat hendaknya jelas dan lengkap dengan Kode Pos
agar memudahkan penyampaian surat.
Salam Pembuka
“Salam pembuka” atau salutasi
merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Namun untuk surat
resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi salam pembuka.
Salam pembuka pada surat niaga yang
lazim digunakan ialah kata-kata: Dengan hormat, Saudara …….. yang terhormat,
Bapak ……… yang terhormat,
Salam pembuka untuk surat-menyurat
pribadi/umum biasanya dipengaruhi oleh adat daerah atau agama yang dianut.
Misalnya: Assalamualaikum Wr.Wb. Salam hormat,
Di Gerakan Pramuka menggunakan salam
pembuka khas, Salam Pramuka,
Isi Surat (tubuh surat)
Isi surat atau juga disebut tubuh
surat terdiri atas alinea pembuka, isi surat dan alinea penutup.
a. Alinea Pembuka
Merupakan pengantar ke isi surat
yang sesungguhnya guna menarik perhatian pembaca kepada pokok pembicaraan dalam
surat tersebut.
Contoh alinea pembuka pada surat
yang bersifat pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau laporan:
1. Dengan ini kami beritahukan bahwa
……
2. Bersama ini kami lampirkan …..
3. Kami mengundang …..
4. Sesuai dengan pemberitahuan ….
5. Dengan sangat menyesal kami
beritahukan bahwa …..
6. Perkenankanlah kami melaporkan
7. Menyambung surat kami tanggal …
No. …
Orang sering mengacaukan pemakaian
kata : “bersama ini” dan “dengan ini” dalam menulis surat. Perkataan “bersama
ini” hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu yang disertakan atau
dilampirkan.
Contoh alinea pembuka pada surat
balasan :
1. Sehubungan dengan surat Saudara
tanggal …… No. …
2. Membahas surat Saudara tanggal…..
No. …
3. Memenuhi permintaan Saudara
melalui surat tanggal …… No. …
4. Memperhatikan surat Saudara
tanggal … No. …
5. Surat Saudara tanggal …. No. ….
telah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu ……
b. Isi Surat
Isi atau pokok surat yang
sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan, dilaporkan, ditanyakan, diminta
atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada penerima surat. Untuk
menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat hendaknya singkat,
jelas, tepat dan hormat. Hindari penulisan kalimat yang panjang dan
bertele-tele. Kalimat dalam surat itu haruslah memenuhi kaidah bahasa Indonesia
yang baku. Misalnya jangan sampai ada kalimat yang tanpa subyek, atau hanya
terdiri dari keterangan tempat saja (baca syarat surat yang baik).
c. Alinea Penutup
Merupakan kesimpulan dan berfungsi
sebagai kunci atau penegasan isi surat. Dalam alinea penutup biasanya
mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima
surat dan pembicaraan telah selesai. Contoh:
1. Atas perhatian Saudara, kami
ucapkan terima kasih.
2. Kami berharap kerjasama kita
membuahkan hasil baik dan berkembang terus, terima kasih.
3. Sambil menunggu kabar
selanjutnya, kami ucapkan terima kasih.
4. Demikian laporan kami, semoga
mendapat perhatian Saudara.
5. Besar harapan kami atas
terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih.
Salam Penutup
Fungsi salam penutup ialah untuk
menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat. Contoh:
a. Hormat kami,
b. Salam kami,
c. Wassalam,
Pada surat dinas pemerintah tidak
dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau
kantornya, kemudian mencantumkan nama terang di bawah tandatangan. Dewasa ini
di bawah nama terang dituliskan pula Nomor Induk Pegawai (NIP).
Surat di Gerakan Pramuka biasanya
tidak menggunakan salam penutup.
Tandatangan dan Nama Terang
Penanggung Jawab Surat
Surat yang ditandatangani oleh
pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama pejabat yang berwenang
adalah sah. Sebaliknya surat yang ditandatangani oleh orang yang tidak
berwenang dianggap tidak sah dan tidak berlaku. Di bawah nama terang, untuk
surat di Gerakan Pramuka dicantumkan NTA.
Jabatan Penanggungjawab Surat
Untuk surat niaga biasanya di bawah
nama terang penanggungjawab surat dicantumkan jabatan dari penanggungjawab
tersebut. Pencantuman jabatan penanggungjawab ini selain untuk mengetahui dari
bagian mana surat itu dikeluarkan, juga untuk menunjukkan bobot isi surat
tersebut dan kewenangan.
Tembusan
Tembusan (c.c. = carbon copy;) surat
atau tindasan dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada
kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Tembusan:
1. Kepala Dinas Pendidikan
Kota Pekalongan
2. Walikota Pekalongan
3. Ketua Kwarcab Kota
Pekalongan
4. Arsip
Inisial
Inisial atau singkatan biasanya
diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat dan pengetik surat tersebut.
Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga. Gunanya untuk mengetahui siapa
konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya, sehingga bila dikemudian
hari terjadi kekeliruan, maka mudah mengurusnya.
By Triie Onefive
Easy "water hack" burns 2 lbs OVERNIGHT
BalasHapusMore than 160,000 men and women are utilizing a easy and SECRET "water hack" to lose 1-2lbs every night while they sleep.
It is easy and works every time.
This is how to do it yourself:
1) Take a drinking glass and fill it up with water half the way
2) Now do this proven HACK
and become 1-2lbs skinnier the very next day!